Azienda: tempo di conservazione delle immagini

«Se un’azienda dispone di un impianto di allarme per gli spazi interni ma deve proteggere anche le merci depositate nelle aree esterne dell’insediamento industriale, per quanto tempo possono essere conservate le immagini del sistema di videosorveglianza?».

La disciplina vigente sulle immagini registrate

La disciplina vigente non specifica il termine entro cui si deve cancellare le immagini registrate da un impianto di videosorveglianza, sebbene l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali consigli di evitare, come prassi, di superare le 24 ore. È quindi necessario fare riferimento a criteri ordinari per determinare il periodo di conservazione dei dati rispetto alle finalità della raccolta, tenendo conto del contesto di installazione dell’impianto e delle oggettive e documentabili necessità del Titolare del trattamento.

La differenza tra spazi interni e spazi esterni

Poiché, solitamente, la base giuridica su cui si fonda l’uso di un sistema di videosorveglianza industriale è quella della tutela del patrimonio da furti, danneggiamenti (anche accidentali) e atti vandalici, occorre analizzare la differente situazione degli spazi interni (con l’allarme) rispetto alle aree esterne, che invece sono soggette solo al controllo delle telecamere.

Nel primo caso, è ragionevole supporre che qualsiasi attacco rilevato dall’allarme venga prontamente segnalato al titolare o ai suoi delegati, facendo scattare le verifiche per l’accertamento dell’accaduto. Il termine di 24 ore è quindi normalmente sufficiente per garantire gli interessi del titolare. Per quanto riguarda le aree esterne, invece, mancando un sistema di allarme, è ragionevole parametrare la conservazione delle immagini ai tempi necessari per l’accertamento del danno patrimoniale, che sono tanto più estesi quanto più è lunga la permanenza dei beni nelle zone di stoccaggio.

Quando è ammissibile la prolungata conservazione delle immagini

I termini potrebbero essere diversi anche in ragione del periodo di acquisizione: ad esempio, se nel fine settimana l’impianto è chiuso, un evento che si verifica in quei giorni può essere scoperto solo lunedì mattina, al rientro in sede dei dipendenti. Un altro motivo per prolungare la conservazione delle immagini può essere il controllo delle aree di carico e scarico per accertare, dopo la consegna o il prelievo delle merci, la correttezza delle operazioni eseguite e verificare eventuali reclami, che potrebbero pervenire anche dopo qualche giorno (se, ad esempio, la consegna viene contestata dopo un trasporto internazionale). Un ulteriore motivo che legittima la prolungata conservazione dei filmati è la chiusura dello stabilimento (per ferie o interruzioni dovute, come negli ultimi anni, a problemi sanitari).

A ogni modo, è consigliabile, in caso di eventuali controlli, redigere e tenere a disposizione un documento interno, definito “disciplinare” o “politica” della videosorveglianza, con il quale specificare in dettaglio i parametri adottati dal titolare per giustificare le scelte operate.

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